Van 3 dagen handwerk naar 1 klik factureren

DCA Dienstverlening verzorgt de schoonmaak in hotels door heel Nederland. Tot voor kort werd de urenregistratie handmatig gedaan via papier en Excel-bestanden. Hotelmanagers stuurden wekelijks urenlijsten door, die DCA vervolgens handmatig moest controleren en verwerken voor facturatie, een tijdrovend proces dat soms wel drie volle dagen per week in beslag nam.

DCA zocht een online platform waarmee hotelmanagers eenvoudig uren kunnen aanleveren en de administratie direct kan factureren, zonder dubbele invoer of fouten.

Mijn aanpak

Ik bouwde een gebruiksvriendelijk online platform waarin alle betrokken partijen: DCA, hotelmanagers én schoonmaakpersoneel toegang hebben tot hun eigen omgeving. Hotelmanagers vullen wekelijks de gewerkte uren in per medewerker. Na goedkeuring worden deze automatisch doorgestuurd naar DCA, waar de administratie met één klik facturen kan genereren via een koppeling met WeFact.

Schoonmaakmedewerkers kunnen zelf hun gewerkte uren en persoonsgegevens inzien. Hotelmanagers hebben inzicht in de medewerkers die aan hun hotel gekoppeld zijn, inclusief NAW-gegevens.

Belangrijke functionaliteiten:

• Rollen en rechten voor Admin, Hotelmanager en Schoonmaakpersoneel
• Urenregistratie per week met goedkeuringsstap
• Automatische facturatie via WeFact
• Persoonsgegevensbeheer met toegangsrestricties
• Toegankelijke UX voor niet-technische gebruikers
• Veilige dataopslag conform AVG

Het resultaat

DCA bespaart wekelijks meerdere dagen werk doordat de registratie, controle en facturatie nu geautomatiseerd verlopen. Het risico op fouten is sterk verminderd en de communicatie met hotelmanagers en personeel is overzichtelijker en sneller geworden. Alles loopt online, transparant en direct klaar voor facturatie.